Hoy les quiero contar una experiencia sobre el día que decidimos informatizar la empresa.
Bueno, acabo de darme cuenta mientras escribo que les mentí en la primera oración que escribí, ya que no hubo un día determinado sino un período de maduración sobre esta decisión.
Bueno, les volví a mentir porque ese período de maduración en realidad fue un montón de situaciones (muchas de locura) en que queríamos buscar información de un área y cruzarla con otra y realmente se transformaba en toda una travesía; por ejemplo cruzar los pagos con las órdenes de compras y con el ingreso de insumos y materias primas.
Sin lugar a dudas a medida que la empresa iba creciendo nos dábamos cuenta de que teníamos que cambiar algo en este sentido, pero lo difícil era saber por dónde empezar.
Lo primero que pensamos era “nosotros tenemos una forma muy particular de hacer las cosas; así que queremos algo bien a medida”. Bueno, les volví a mentir porque creo que nunca pensamos exactamente eso, pero estoy seguro que sería un buen resumen de un montón de ideas y charlar internas que tuvimos. Entonces decidimos contratar personal y armar el Depto. de Informática para que hiciera nuestro sistema a “ultra medida y desde 0”.
El problema con el que nos encontramos fue que la empresa crecía más rápido de lo que se podía programar e implementar. Y no sólo era cuestión de crecimiento sino también de mutación. Con Mutar me refiero a que la empresa iba cambiando de objetivos, de forma de pensar, de hacer las cosas, y de formas de querer mirar la información. Este camino a nosotros no nos resultó productivo, pero si nos mostró las puertas hacia la nueva etapa.
Nos dimos cuentas de varias cosas:
La primera que no teníamos una manera de hacer las cosas tan diferentes al resto. Hay muchas áreas que son casi iguales en todas las empresas sin importar el tamaño; como por ejemplo compras, proveedores, el sistema de cajas, el área contable, etc; y lo que había que hacer era en vez de empezar de cero tener un programa que ya tuviera armada todas esas áreas y “parametrizarlas” a nuestra medida. Esa fue la primera vez que escuché la palabra parametrizar, y significa muy sintéticamente acomodar el programa a tus propias formas de trabajo.
La segunda es que nosotros debíamos cambiar algunas formas de trabajo y adaptarnos a las normas que imponía el programa; no porque esto debiera ser así porque sí, sino porque los buenos programas están pensados bajo las mejores prácticas administrativas y de negocios; y eso para nosotros era un avance muy importante.
La tercera cuestión que aprendimos era que no sirve de nada informatizar un proceso que esté erróneo en su diseño. Les doy un ejemplo: hacíamos hasta ese momento 4 órdenes de compras impresas con carbónicos (la 4° ni se llegaba a leer) que ni siquiera me acuerdo exactamente para que era cada una. Armamos juntos con la empresa a quien le compramos el programa los flujogramas de cada circuito de trabajo. Fue un trabajo durísimo pero las conclusiones fueron espectaculares. Hoy no se imprime ninguna orden de compra. Está todo en el sistema y al proveedor le llega una copia automáticamente por mail..si si, como escucharon automáticamente!!!. Me viene a la mente la cantidad de rollos de fax que usábamos, creo que eso sólo pagaría muchos gastos del nuevo programa.
La Cuarta cosa (y como digo siempre) mientras antes piensen en esto mejor. Cambiar e informatizar (o re informatizar) algo grande es mucho mas difícil y costoso que implementar algo desde los inicios o etapas primeras de una empresa.
Por último y para no cansarlos con el tema les doy unos consejos para tener en cuenta:
Busquen e implementen programas que sean integrados, lo que se llama ERP, es decir, que tienen todas las áreas integradas para no tener que emparchar un programa con otro.
Implementen un programa que esté a su medida en cuanto a la capacitación de su gente, y tengan en cuenta que hay que invertir en este concepto. De nada sirve comprarnos una Ferrari si nuestros mecánicos no saben arreglarla.
Déjense asesorar y vayan a escuchar la mayor cantidad de propuestas posibles antes de tomar una decisión. Cada programa tiene ventajas y desventajas. Saberlo es clave.
No piensen que esto es sólo un costo. Es una inversión y como tal tiene que ser evaluada con respecto a sus beneficios.
Lideren el cambio; hagan que todos se involucren en esta decisión porque afectará a toda la empresa (grande o chica…no importa) para que el cambio no genere rechazo.
Estos son sólo algunas cosas que hemos aprendido caminando por un lugar que no conocíamos tanto. Espero que esta breve nota ponga un poco de claridad en el tuyo. No dudes que este es el futuro y te dará ventajas comparativas respecto de tus competidores y colegas.
SI TE GUSTÓ LA NOTA COMPARTILA CON TUS CONOCIDOS Y AMIGOS.
Bueno, acabo de darme cuenta mientras escribo que les mentí en la primera oración que escribí, ya que no hubo un día determinado sino un período de maduración sobre esta decisión.
Bueno, les volví a mentir porque ese período de maduración en realidad fue un montón de situaciones (muchas de locura) en que queríamos buscar información de un área y cruzarla con otra y realmente se transformaba en toda una travesía; por ejemplo cruzar los pagos con las órdenes de compras y con el ingreso de insumos y materias primas.
Sin lugar a dudas a medida que la empresa iba creciendo nos dábamos cuenta de que teníamos que cambiar algo en este sentido, pero lo difícil era saber por dónde empezar.
Lo primero que pensamos era “nosotros tenemos una forma muy particular de hacer las cosas; así que queremos algo bien a medida”. Bueno, les volví a mentir porque creo que nunca pensamos exactamente eso, pero estoy seguro que sería un buen resumen de un montón de ideas y charlar internas que tuvimos. Entonces decidimos contratar personal y armar el Depto. de Informática para que hiciera nuestro sistema a “ultra medida y desde 0”.
El problema con el que nos encontramos fue que la empresa crecía más rápido de lo que se podía programar e implementar. Y no sólo era cuestión de crecimiento sino también de mutación. Con Mutar me refiero a que la empresa iba cambiando de objetivos, de forma de pensar, de hacer las cosas, y de formas de querer mirar la información. Este camino a nosotros no nos resultó productivo, pero si nos mostró las puertas hacia la nueva etapa.
Nos dimos cuentas de varias cosas:
La primera que no teníamos una manera de hacer las cosas tan diferentes al resto. Hay muchas áreas que son casi iguales en todas las empresas sin importar el tamaño; como por ejemplo compras, proveedores, el sistema de cajas, el área contable, etc; y lo que había que hacer era en vez de empezar de cero tener un programa que ya tuviera armada todas esas áreas y “parametrizarlas” a nuestra medida. Esa fue la primera vez que escuché la palabra parametrizar, y significa muy sintéticamente acomodar el programa a tus propias formas de trabajo.
La segunda es que nosotros debíamos cambiar algunas formas de trabajo y adaptarnos a las normas que imponía el programa; no porque esto debiera ser así porque sí, sino porque los buenos programas están pensados bajo las mejores prácticas administrativas y de negocios; y eso para nosotros era un avance muy importante.
La tercera cuestión que aprendimos era que no sirve de nada informatizar un proceso que esté erróneo en su diseño. Les doy un ejemplo: hacíamos hasta ese momento 4 órdenes de compras impresas con carbónicos (la 4° ni se llegaba a leer) que ni siquiera me acuerdo exactamente para que era cada una. Armamos juntos con la empresa a quien le compramos el programa los flujogramas de cada circuito de trabajo. Fue un trabajo durísimo pero las conclusiones fueron espectaculares. Hoy no se imprime ninguna orden de compra. Está todo en el sistema y al proveedor le llega una copia automáticamente por mail..si si, como escucharon automáticamente!!!. Me viene a la mente la cantidad de rollos de fax que usábamos, creo que eso sólo pagaría muchos gastos del nuevo programa.
La Cuarta cosa (y como digo siempre) mientras antes piensen en esto mejor. Cambiar e informatizar (o re informatizar) algo grande es mucho mas difícil y costoso que implementar algo desde los inicios o etapas primeras de una empresa.
Por último y para no cansarlos con el tema les doy unos consejos para tener en cuenta:
Busquen e implementen programas que sean integrados, lo que se llama ERP, es decir, que tienen todas las áreas integradas para no tener que emparchar un programa con otro.
Implementen un programa que esté a su medida en cuanto a la capacitación de su gente, y tengan en cuenta que hay que invertir en este concepto. De nada sirve comprarnos una Ferrari si nuestros mecánicos no saben arreglarla.
Déjense asesorar y vayan a escuchar la mayor cantidad de propuestas posibles antes de tomar una decisión. Cada programa tiene ventajas y desventajas. Saberlo es clave.
No piensen que esto es sólo un costo. Es una inversión y como tal tiene que ser evaluada con respecto a sus beneficios.
Lideren el cambio; hagan que todos se involucren en esta decisión porque afectará a toda la empresa (grande o chica…no importa) para que el cambio no genere rechazo.
Estos son sólo algunas cosas que hemos aprendido caminando por un lugar que no conocíamos tanto. Espero que esta breve nota ponga un poco de claridad en el tuyo. No dudes que este es el futuro y te dará ventajas comparativas respecto de tus competidores y colegas.
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2 comentarios:
Excelente articulo Lucas, pienso que hoy en dia una empresa que no este automatizada esta muerta o no podra sehuir expandiendose... Al principio todo cambio es traumatico, pero una vez quede todo bien ajustado y todos los sistemas probados los procesos caminaran muchismo mejor.
Muy bueno el artículo. En mi caso personal trabajo en una inmobiliaria, y justamente ahora me han pedido que reformule algunas cuestiones que se venían haciendo igual (y en papel) desde hace 20 años o más. En este caso no creo que sea necesario implementar algo tan complejo como un ERP pero si informatizar, -y como bien decis Lucas- primero analizar detenidamente si el proceso actual es lo óptimo. Por el momento estoy armando unas planillas en Excel, veremos si en un futuro cercano sea conveniente migrar hacia Access o hacia algún otro software, quizás algo a medida.
Siguiendo con el tema de la tecnología, me gustaría de ser posible que hablés en algún artículo futuro si considerás importante que una empresa tenga un blog y que beneficio podría traerle. Desde ya muchas gracias.
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